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Fuhrparkkosten senken mit intelligenter Fuhrparksoftware
Eine Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement in Kooperation mit dem Unternehmen Dataforce kam 2017 zu dem Ergebnis, dass die Fuhrparkverwaltung in sehr vielen Unternehmen ineffizient und schlecht organisiert ist. Das Potential, Kosten im Fuhrpark zu senken, bleibt damit häufig völlig ungenutzt, wenn nicht sogar unerkannt.
Die Ineffizienz in der Flottenverwaltung führt in der Konsequenz daneben dazu, dass die weiteren Potentiale nicht genutzt werden können. Die befassten Personen verbringen ihre Arbeitszeit häufig damit, die ineffizienten Prozesse überhaupt aufrecht zu erhalten. Wie sich nachhaltig und einfach die Fuhrparkkosten senken lassen, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.
Die Potentiale, Fuhrparkkosten zu senken
Der Fuhrpark bietet an nahezu „allen Ecken und Enden“ Möglichkeiten, Kosten einzusparen. Sowohl beim Einkauf zum Beispiel durch geschickte Leasing-Modelle, als auch im laufenden Betrieb, als auch beim Remarketing bei der Ausflottung. Reporting ist dabei der entscheidende Schlüssel, Einsparpotentiale zu identifizieren und zu nutzen.
Denn natürlich kann es helfen, die Mitarbeiter grundsätzlich zum „Spritsparen“ anzuhalten.
Viel effizienter ist es allerdings, wenn der Fuhrparkleiter gezielt analysieren kann, welche Mitarbeiter im Verhältnis zur Laufleistung für besonders hohen Treibstoffverbrauch ursächlich sind, um sie danach gezielt zu sorgfältigerem Umgang und zum sparsamen Ressourceneinsatz anzuhalten und anzuleiten.
In vielen Fällen unternehmen Flottenmanager derartige Initiativen dadurch, dass sie manuell die Treibstoffbelege auswerten, um an entsprechendes Datenmaterial zu kommen.
Fuhrparksoftware macht diese Prozesse deutlich weniger arbeitsintensiv und dabei deutlich transparenter.
Welche Schritte sind nötig, um die Kosten im Fuhrpark nachhaltig zu senken?
Zunächst müssen die Ineffizienzen im Fuhrparkmanagement größtmöglich beseitigt werden. Dies erfolgt sinnvoller Weise durch Digitalisierung und Strukturierung der entsprechenden Prozesse. Der Einsatz von Fuhrparksoftware ist bezüglich des Stichwortes Digitalisierung ein ganz entscheidender Schritt, um den Fuhrpark transparenter zu machen und die Potentiale überhaupt zu identifizieren.
Mit RACRFleet steht dazu eine benutzerfreundliche Software-Lösung bereit, die in einer Basisversion ohne irgendwelche Kosten im Fuhrpark eingeführt werden kann. Auf die Auswirkungen, die der Einsatz von RACRFleet auf den Fuhrpark haben kann, gehen wir später noch vertiefter ein.
Die Strukturierung der entsprechenden Prozesse bedeutet letztlich eine zielgerichtete Vereinfachung von Arbeitsabläufen. Bedenken Sie zum Beispiel die Effizienzsteigerung, wenn Unfallschäden über ein zentrales Medium an den Flottenmanager gemeldet werden und nicht mehr wahlweise über Telefon, Email oder durch persönliche Ansprache. Dasselbe gilt zum Beispiel auch für die allfällige Führerscheinkontrolle, das Sammeln von Belegen und alle weiteren Prozesse.
Digitalisierung ermöglicht mittels spezifiziertem Reporting, die Fuhrparkkosten ganz dezidiert auszuwerten und transparent zu machen. Die Fahrzeugflotte kann dadurch wesentlich wirksamer bezüglich ihrer Kosten durchleuchtet werden.
Die Strukturierung setzt erhebliche Ressourcen beim Fuhrparkleiter frei, die wiederum dazu genutzt werden können, ungenutzte Potentiale zu identifizieren und die Fuhrparkkosten zu optimieren. Die Abbildung rechts zeigt, welche Anteile der Arbeitszeit auf welche Aufgabenbereiche bei der Flottenverwaltung verwendet werden.
Wichtig: Die durch Effizienzsteigerung freiwerdende Arbeitszeit sollte nicht eingespart, sondern für weitere Professionalisierung im Fuhrpark eingesetzt werden, um noch weitere Potentiale zu nutzen.
Wie sich mit Fuhrparksoftware die Fuhrparkkosten senken lassen – drei Schritte
1. Schritt: Einführung der Fuhrparksoftware
Um die Prozesse rund um den Fuhrpark zu digitalisieren, ist es in einem ersten Schritt natürlich notwendig, eine entsprechende Software zu implementieren. Das ist je nach Hersteller teilweise sogar sehr einfach.
Die Software RACRFleet zum Beispiel benötigt keine Implementierung innerhalb des Unternehmens, sondern kann webbasiert angesteuert und administriert werden. Sie wird auf dedizierten Servern in Deutschland gehostet und nutzt aus Gründen der Datensicherheit keine Cloud-Technologie.
Die Einführung der Daten des Fuhrparks ist bei RACRFleet denkbar einfach: Die Daten können entweder über einen .csv-Upload oder durch unseren Premium-Support nach Ihren Vorstellungen hinterlegt werden.
2. Schritt: Reduzierung des administrativen Aufwandes zur Freisetzung von Ressourcen
RACRFleet senkt automatisch den administrativen Aufwand bei der Flottenverwaltung auf mehreren Ebenen.
- RACRFleet beinhaltet bereits in der Basisversion aktives Schadenmanagement. Das bedeutet, ein Unfall an einem Firmenwagen aus dem Fuhrpark kann „auf Knopfdruck“ an den professionellen Unfallsupport gemeldet werden. Der Unfallsupport kümmert sich dann deutschlandweit um sämtliche weiteren Schritte der Unfallabwicklung. Der Flottenmanager muss nichts mehr weiter unternehmen, als den Fortgang zu überprüfen. Der aus der obigen Grafik ersichtliche durchschnittliche Zeitaufwand reduziert sich damit auf einen Bruchteil.
- RACRFleet teilt dem Fuhrparkmanager automatisch mit, wenn bezüglich der Fahrzeuge oder der Fahrer Maßnahmen zu ergreifen sind. Das sind zum Beispiel Wartungsintervalle oder Führerscheinüberprüfungen, neben noch weiteren Aufgaben. Der Fuhrparkleiter kann die meisten dieser Handlungen sodann ebenfalls „auf Knopfdruck“ mit RACRFleet erledigen. Die zeitintensiven Aufgabenbereiche Kontrollaufgaben, Instandhaltung und Werkstatttermine verringern sich somit ebenfalls auf ein Minimum.
- Sämtliche Informationen betreffend ein einzelnes Firmenfahrzeug, die gesamte Flotte oder zum Beispiel Fahrzeuge einer bestimmten definierten Gruppe können in RACRFleet analysiert und als Reporting konfiguriert werden. Dasselbe gilt im Übrigen auch für die einzelnen Fahrer. Der Aufwand für die Beschaffung von aussagekräftigen Informationen über die Fahrzeugflotte reduziert sich damit gleichermaßen auf ein Minimum.
3. Schritt: Analyse der Kosten im Fuhrpark und gezielte Umsetzung von Maßnahmen zur Senkung
Durch die Aufbereitung der Daten mit RACRFleet zeigt sich sofort, welche Kosten der Fuhrpark an welcher Stelle verursacht. Für den Flottenmanager zeigt sich somit auf einen Blick, an welchen Stellen sich die Fuhrparkkosten senken lassen. Das kann zum Beispiel bei Wartungskosten durch den Abschluss spezifischer Verträge mit Werkstattbetrieben geschehen oder bezüglich der Treibstoffkosten dadurch, dass die komplette Belegschaft oder einzelne Mitarbeiter entsprechend zum sparsamen Fahren geschult werden können.
Auch kann zum Beispiel ausgewertet werden, ob einzelne Mitarbeiter mit Dienstwagen überproportional viele Schäden verursachen, so dass sie entsprechend zu sorgfältigerer Fahrweise geschult werden können oder dergleichen.
Durch die hohe Flexibilität in der Gestaltung von Kostenarten bietet RACRFleet nahezu unbegrenzte Möglichkeiten, Kennziffern um den Fuhrpark auszuwerten.
Fuhrparkkosten senken durch aktives Schadenmanagement
Die Besonderheit von RACRFleet gegenüber jeder anderen Fuhrparksoftware ist diejenige, dass RACRFleet aktives Schadenmanagement bereits in der Basisversion integriert hat. Dieses aktive Schadenmanagement führt nicht nur dazu, dass der administrative Aufwand des Flottenmanagers stark reduziert wird. Es führt daneben auch dazu, dass der hochspezialisierte Unfallsupport automatisch die „best practices“ anwendet, die im Sinne des Flottenbetreibers zu finanziell besseren Ergebnissen bei der Schadenabwicklung führen.
Natürlich hat der Fuhrparkleiter in seiner in RACRFleet integrierten digitalen Schadenakte sämtliche Informationen und Dokumente übersichtlich aufbereitet. Dadurch lässt sich jederzeit eine exakte Schadensanalyse bezogen auf den Einzelfall, wie auch bezogen auf die Flottenschäden durchführen.
Vereinbaren Sie dazu gerne einen unverbindlichen Beratungstermin.
Einsatz von RACRFleet im Mittelstand
RACRFleet ist gerade für den Mittelstand eine sehr gute Softwarelösung, um die Prozesse rund um die Fuhrparkverwaltung zu digitalisieren und zu optimieren. Häufig werden gerade bei Fahrzeugflotten mit weniger als 50 Fahrzeugen die anfallenden Aufgaben nicht durch einen entsprechend kundigen Fuhrparkverantwortlichen wahrgenommen, sondern durch Mitarbeiter im Unternehmen mit ursprünglich anderen Aufgabenbereichen.
In der Regel führt dies dazu, dass der administrative Aufwand in der Bearbeitung der anfallenden Aufgaben ungleich höher ist, da keine zentralisierten und strukturierten Prozesse existieren. Meistens ist auch das finanzielle Ergebnis der einzelnen Aufgaben im Verhältnis zu optimierter Vorgehensweise deutlich schlechter. Schon ab einer Flottengröße von fünf Fahrzeugen wird der Effekt von RACRFleet im Flottenmanagement erheblich spürbar.
RACRFleet ermöglicht es daneben in weiten Teilen, Aufgaben im Flottenmanagement auf den jeweiligen Fahrer des Dienstwagen zu verlagern, um damit für weitere personelle Entlastung zu sorgen. Das betrifft zum Beispiel die Erfassung von Belegen für einzelne Kostenpositionen, die Wahrnehmung von TÜV- und Wartungsterminen, die Beschaffung von Informationen bei Schadensfällen und dergleichen mehr.