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Fuhrparkleiter – Die Anforderungen im modernen Fuhrparkmanagement
Der Fuhrparkleiter ist eine in mehrerlei Hinsicht oftmals unterschätzte Funktion. Oftmals wird die Stelle des Fuhrparkleiters oder der Fuhrparkleiterin mit einer Person besetzt, deren Aufgabenbereich im Unternehmen eigentlich ein ganz anderer ist. In diesem Artikel erläutern wir, was den Fuhrparkleiter in einem modernen Unternehmen ausmacht, was seine Aufgaben sind und welche Qualifikationer besitzen sollte.
Der Fuhrparkleiter als „Herr“ des Fuhrparks
Wie die Bezeichnung vermuten lässt, ist der Fuhrparkleiter derjenige, der die Oberhoheit über den Fuhrpark ausübt. Nachdem der Fuhrpark in jedem Unternehmen ein nicht unerheblicher Kostenblock ist, stellt sich allerdings als erstes die Frage, ob der Fuhrparkleiter eher Fuhrparkverwalter oder eher Fuhrparkmanager sein soll.
Differenzierung zwischen Fuhrparkverwalter und Fuhrparkmanager
Der Unterschied in der an und für sich ähnlichen Begriffsdefinition liegt darin, dass die Aufgabe des Fuhrparkverwalters eher als Disponent über den Fuhrpark zu verstehen ist. Der Fuhrparkverwalter also handelt nach ausschließlicher Anweisung der Geschäftsführung bei der Beschaffung und Organisation des Fuhrparks. Ein solcher Fuhrparkleiter übt also eher eine reine Verwaltungstätigkeit aus. Er pflegt Fuhrparkdaten in einer Fuhrparksoftware, kontiert Rechnungen und Belege und trifft Terminabsprachen für Reparaturen, HU, Räderwechsel und dergleichen.
Im Unterschied dazu bedeutet Fuhrparkmanagement, unter Berücksichtigung der spezifischen Unternehmensziele die Mobilitätsanforderungen des Fuhrparks strategisch zu planen und flexibel zu steuern. Der Fuhrparkleiter als Fuhrparkmanager muss dazu vor allem Daten, Zahlen und Fakten haben, die er in unterschiedlicher Hinsicht auswerten kann, um entsprechende Steuerungsmaßnahmen überhaupt vornehmen zu können.
Der Fuhrparkleiter als Berufsbild – Anforderungen an die Qualifikation
Fuhrparkleiter ist kein klassischer Ausbildungsberuf, wie zum Beispiel Buchhalter oder dergleichen. Verschiedene Institute bieten heutzutage Fortbildungskurse zum zertifizierten Fuhrparkmanager oder einer ähnlichen Bezeichnung an. Beispielsweise ist die Dekra Akademie GmbH ein solcher Anbieter, der die Ausbildung als zertifizierter Fuhrparkmanager nach einem bundesweit einheitlichen Ausbildungsverfahren modular im Portfolio hat. Nachdem kein wahnsinnig hoher Zeitaufwand dafür erforderlich ist, bietet sich dies möglicherweise als eine Art „Umschulung“ zu einer vorherigen kaufmännischen Ausbildung oder dergleichen an.
In jedem Fall sollte der Fuhrparkleiter über betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse und Kenntnisse über Prozesssteuerung verfügen. Er sollte zudem Erfahrungen über betriebliche Organisation und Projektsteuerung mitbringen. Natürlich hilft es dem Fuhrparkleiter zudem, wenn er eine gewisse Affinität zu Kraftfahrzeugen besitzt.
Der Aufgabenbereich des Fuhrparkleiters in einem modernen Fuhrpark
Im Großen und Ganzen hat der Fuhrparkleiter folgende Aufgabenbereiche zu erledigen:
- Einkauf und Disposition der Flottenfahrzeuge und Begleitleistungen
- Ermittlung des Mobilitätsbedarfs und Organisation der dazu notwendigen Ressourcen
- Dokumentenmanagement bezüglich des Fuhrparks
- Kostenrechnung und Controlling
- Versicherungs- und Schadenmanagement
- Führerscheinkontrolle
- Wartungs- und Reparaturmanagement
- Fahrzeugverwertung
Der Fuhrparkleiter muss also quasi als Universalkundiger mit sehr breitem Aufgabenbereich fungieren. Ungeachtet dessen muss er sich auch mit den rechlichen Aspekten der Flottenverwaltung auskennen, ist der Fuhrparkleiter doch zum Beispiel derjenige, den die Halterhaftung beispielsweise bei unterbliebener Führerscheinkontrolle treffen kann.
Unabhängig von dieser rechtlichen Komponente bietet die Position allerdings auch starke Wertschöpfungspotentiale für das Unternehmen: Der Fuhrparkleiter ist derjenige, der anhand sorgfältig gepflegter und ausgewerteter Daten direkt erkennen kann, wo sich der Fuhrpark kostenmäßig optimieren lässt.
Fuhrparkleiter ohne Fuhrparksoftware – Ein Ding der Unmöglichkeit
In der Praxis erlebt man es tatsächlich noch häufig, dass der Fuhrparkleiter seine Tätigkeit ohne spezielle Fuhrparksoftware ausübt. Zumeist ist die „Behelfslösung“ des Fuhrparkleiters eine mehr oder weniger stark strukturierte Lösung aus Excel-Tabellen. Warum dies den Anforderungen an einen modernen Fuhrparkleiter nur unzureichend gerecht werden kann, können Sie in unserem Beitrag Fuhrparkmanagement Software: Wie intelligente Software den Flottenmanager entlastet und den Fuhrpark optimiert und unserem Beitrag Fuhrparkkosten senken mit intelligenter Fuhrparksoftware übersichtlich nachlesen.
Die Gründe, warum Fuhrparkleiter keine spezielle Softwarelösung für die Verwaltung des Fuhrparks nutzen, sind häufig eher banal:
Je nach Anbieter kann Fuhrparksoftware in der Anschaffung teuer sein oder auch nicht. Die Software RACRFleet ist zum Beispiel in einer Basisversion kostenlos verfügbar und muss nicht aufwendig im Unternehmen installiert werden. RACRFleet beinhaltet daneben bereits in der Basisversion aktives Schadenmanagement, so dass der Fuhrparkleiter auch auf dieser Ebene sofort eine spürbare Entlastung erfährt.
Ein anderer Grund, weshalb der Einsatz intelligenter Fuhrparksoftware bisweilen unterbleibt, ist derjenige, dass Fuhrparkleiter fürchten, die Software könnte ihre Stelle überflüssig machen. Diese Sorge allerdings ist immer unbegründet. Keine moderne Flottenmanagement-Software kann das Know-how ersetzen, dass sich der Fuhrparkleiter ohnehin für seine Tätigkeit aneignen muss. Was Software allerdings bewirken kann, ist, dass der Fuhrparkleiter künftig nicht mehr weite Teile seiner Zeit mit reinen Verwaltungsaufgaben zubringen muss, sondern seine Arbeitszeit für wertschöpfende Tätigkeiten einsetzen kann.
Noch ein weiterer Grund, der häufig genannt wird, ist derjenige, dass Fuhrparkleiter nicht wissen, wo sie eine entsprechende Software beschaffen können. Auch dies sollte nicht an der Einführung einer professionellen Softwarelösung hindern. Wenn Sie über unser Kontaktformular mit uns Kontakt aufnehmen, wird sich ein Mitglied des Sales-Teams zeitnah bei Ihnen melden.
Ein nicht unerheblicher Hemmschuh für den Fuhrparkleiter: Das Schadenmanagement
Eine Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement kam im Jahr 2017 zu dem Ergebnis, dass Fuhrparkleiter isoliert betrachtet den größten Teil ihrer Arbeitszeit auf das Schadenmanagement verwenden. Das Schadenmanagement bietet also alleine in administrativer Hinsicht großes Einsparpotential, wodurch der Fuhrparkleiter diesen Teil seiner Arbeitszeit wiederum auf wirklich wertschöpfende Tätigkeiten verwenden kann.
Für das Schadenmanagement bietet sich insofern eine Outsourcing-Lösung oder einfach eine Softwarelösung an, bei der das Schadenmanagement integraler Bestandteil ist. Wie bereits weiter oben erläutert, beinhaltet RACRFleet schon in der Basisversion aktives Schadenmanagement. Der Fuhrparkleiter muss also im Falle eines Verkehrsunfalles an einem Firmenfahrzeug nichts weiter tun, als den Unfall mittels eines Mausklicks zu melden. Anschließend kümmert sich der professionelle Unfallsupport des Anbieters um alle weiteren Bearbeitungsschritte.
Der Fuhrparkleiter hat nichts weiter mehr damit zu schaffen, als den Bearbeitungsfortschritt aus seinem Benutzeraccount zu überwachen und die Daten entsprechend auszuwerten.
Sind Sie an der Einführung von RACRFleet für Ihren Fuhrpark interessiert, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.