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Fuhrparkmanagement Software: Wie intelligente Software den Flottenmanager entlastet und den Fuhrpark optimiert
Der Fuhrpark ist in jedem Unternehmen ein ernstzunehmender Kostenaspekt. Unabhängig davon, ob die Fahrzeugflotte 5 oder 2.000 Fahrzeuge umfasst, liegt im Flottenmanagement der Schlüssel zu erheblichen Kosteneinsparungen. Dabei bezieht sich das Optimierungspotential nicht nur auf die Kostenstrukturen im Fuhrpark selbst, sondern auch auf den administrativen Aufwand in der Fuhrparkverwaltung. Durch intelligente Fuhrparksoftware lassen sich im Fuhrpark an vielen Stellen Kosten einsparen und Prozessabläufe vereinfachen.
Fuhrparkmanagement Software als erster Schritt zu mehr Transparenz
In vielen Unternehmen kommt keine spezielle Software zur Verwaltung der Fahrzeugflotte zum Einsatz. Die Folge ist oftmals, dass die Fuhrparkverwaltung eher unstrukturiert und vor allem intransparent erfolgt. Der Flottenmanager verfügt entweder über kein Datenmaterial zur Optimierung, oder er muss es mühsam manuell zusammentragen. Er verbringt damit weite Teile seiner Arbeitszeit mit Aufgaben, die sich durch eine Softwarelösung viel effizienter und in Teilen automatisiert abbilden ließen.
Mit einer speziellen Software für die Fuhrparkverwaltung findet der Flottenmanager alle notwendigen Informationen auf einen Blick: Er kann dadurch Kostenstrukturen transparent gestalten, das Dokumentenmanagement erledigen, das Schadenmanagement in mehrerlei Hinsicht optimieren, Schadensakten zentral pflegen und einsehen, Reportings anfertigen, Führerscheinkontrollen durchführen und dezidiert einzelne spezifische Probleme identifizieren und lösen.
Mit RACRFleet steht dem Flottenmanager eine Komplettlösung zur Verfügung, die erhebliche Optimierungen in der Fuhrparkverwaltung ermöglicht.
Die Einführung einer Fuhrparkmanagement Software
In vielen Fällen scheitert die Einführung einer speziellen Fuhrparksoftware daran, dass die (unbegründete) Befürchtung besteht, die Einführung wäre zeitaufwendig und teuer. RACRFleet kann beispielsweise mit wenigen Handgriffen eingeführt werden.
RACRFleet erfordert keine Installation im Unternehmen, sondern kann zentral vom Flottenmanager und seinen Kollegen über das Internet angesteuert und administriert werden. Alle Daten werden auf dedizierten Servern in der Bundesrepublik Deutschland verwaltet. Aus Gründen der Datensicherheit verzichtet RACRFleet vollständig auf Cloud Technologie.
Die Daten des Fuhrparks können entweder über einen einfachen .csv-Upload hinterlegt werden, oder unser Support erledigt den Datenimport manuell und nach den Vorstellungen des Fuhrparkleiters. Somit bestehen keine Hindernisse bei der Einführung der Softwarelösung.
Der Funktionsumfang einer intelligenten Fuhrparkmanagement Software
Wichtig ist für den Einsatz einer entsprechenden Softwarelösung, dass sie jedenfalls sämtliche Daten über die einzelnen Fahrzeuge der Flotte enthält. Ebenso über die Fahrer, die das jeweilige Firmenauto nutzen. RACRFleet ermöglicht die Verwaltung jedes einzelnen Fahrzeuges von der Einflottung an über Serviceintervalle, Unfallschäden, frei definierbare Kostenpunkte, bis hin zur Ausflottung aus der Firmenflotte.
Gleichermaßen ermöglicht RACRFleet die Verwaltung aller Fahrer, die Dienstfahrzeuge nutzen. Den Fahrern können jeweils ein oder mehrere Fahrzeuge zugewiesen werden, so dass sich damit auch Poolfahrzeuge gegenüber den Berechtigten verwalten lassen. Die intervallmäßige Führerscheinkontrolle der Fahrer lässt sich hierdurch für den Fuhrparkleiter ebenso vornehmen. Außerdem erfährt der Fuhrparkleiter automatisch, wenn ein Fahrer zur Kontrolle ansteht oder bei einem Fahrzeug ein Service oder die Ausflottung fällig wird.
Eine weitere Besonderheit ist das schon in der Basisversion integrierte aktive Schadenmanagement. Das aktive Schadenmanagement versetzt den Flottenmanager in die Lage, aus der Software heraus Unfallschäden an den professionellen Unfallsupport zu melden, der dann die Disposition aller notwendigen Schritte direkt vornimmt. Alle notwendigen Informationen und Dokumente findet der Flottenmanager in den digitalen Schadensakten, die zu jedem Fahrzeug geführt werden.
Das Dokumentenmanagement mit Fuhrparkmanagement Software
Häufig lässt sich beobachten, dass die Unterlagen zu einem einzelnen Firmenauto dezentral in Papierform abgelegt werden. Der Flottenmanager muss sich dann entsprechende Dokumente mühsam zusammensuchen, wenn er sie überhaupt findet.
In einer intelligenten Flottensoftware hingegen findet der Flottenmanager alle Dokumente und Informationen zu einem einzelnen Firmenauto an einer zentralen Stelle vor. Das sind zum Beispiel:
- Kauf- oder Leasingverträge
- Tankbelege
- Werkstattrechnungen
- Versicherungsverträge
- Kilometerstände
- Dokumente über Schadenfälle
- Korrespondenz bei der Unfallabwicklung
- und weitere mehr.
Der Flottenmanager weiß daher für jedes Fahrzeug im Fuhrpark genau, wann es eingeflottet wurde, wie alt es ist, wer es fährt, welche Schäden es erlitten hat und ob die entsprechenden Wartungsintervalle eingehalten worden sind.
Durch die zentrale Verwaltung aller für den Fuhrpark notwendigen Dokumente lässt sich daher viel Arbeitszeit einsparen, die für produktivere Aufgaben verwendet werden kann.
Die Fahrerverwaltung mit Fuhrparkmanagement Software
Eine intelligente Software zur Fuhrparkverwaltung versetzt den Fuhrparkverantwortlichen darüber hinaus in die Lage, fahrerbezogene Aufgaben wesentlich schneller und effizienter zu erledigen. Dies bezieht sich nicht nur auf die regelmäßige Kontrolle der Führerscheine, sondern auch auf spezifische Maßnahmen gegenüber dem einzelnen Fahrer. Stellt er beispielsweise fest, dass ein bestimmter Fahrer überproportional hohe Treibstoffkosten verursacht, kann er gezielte Maßnahmen ergreifen, um den Fahrer zu sparsamerem Umgang mit dem Treibstoff anzuhalten.
Dasselbe gilt zum Beispiel auch für den Fall, dass ein bestimmter Fahrer überdurchschnittlich häufig in Schadensfälle am Firmenfahrzeug verwickelt ist. Auch dann können durch spezifische Eingriffe Optimierungen erzielt werden.
RACRFleet ermöglicht nahezu jedes denkbare Reporting anhand vom Fuhrparkmanager vorgegebener Kennziffern.
Praktische Anwendungsbeispiele der Daten einer Fuhrparkmanagement Software
Präzisere Daten ermöglichen zudem Einsparungen an zahlreichen Stellen. Zum Beispiel lassen sich Versicherungsbeiträge wesentlich besser verhandeln, wenn valide Daten zur Häufigkeit selbstverschuldeter Verkehrsunfälle vorliegen.
Ebenso lassen sich Verhandlungen mit Leasinggesellschaften deutlich effizienter führen, wenn der Fuhrparkmanager genau auswerten kann, welches Fahrzeug während des Leasingzeitraumes für welche Kilometerleistung angeschafft werden muss.
Die Einsatzzwecke spezifischer Reportings sind äußerst vielfältig.
Die Fuhrparkmanagement Software RACRFleet im Überblick
RACRFleet ist die einzige im Markt verfügbare Software zur Fuhrparkverwaltung, die in einer Basisversion völlig kostenfrei erhältlich ist und zugleich aktives Schadenmanagement direkt inkludiert hat. Zusatzmodule können jederzeit aktiviert werden. Und natürlich verfügt bereits die Basisversion über einen kostenfreien Updateservice
Die Highlights von RACRFleet auf einen Blick:
- In der Basis-Version für kleine und mittlere Flotten kostenfrei erhältlich; kostenpflichtige Zusatzfeatures können jederzeit aktiviert werden.
- Vollwertiges aktives Schadenmanagement inklusive.
- Datenpflege durch Fahrer und/oder Fuhrparkmanager möglich.
- Schadenmanagement kann auch durch Mitarbeiter ohne Dienstfahrzeug kostenfrei mitgenutzt werden.
- Mitarbeiter ohne Dienstfahrzeug können Privatfahrzeuge kostenfrei selbst verwalten (um z.B. bessere Kostenübersicht bewahren zu können).
- RACRFleet kann mit individuell angepasster mobile App für Fahrer verknüpft werden.
Sonstiger Funktionsumfang von RACRFleet:
- Verwaltung aller Fahrzeuge
- Verwaltung aller Fahrer
- Führerscheinkontrolle
- Einhaltung der Serviceintervalle
- Erfassung aller Kosten nach individuellen Vorstellungen des Flottenmanagers
- Reporting über alle verwalteten Informationen
- Erfassung und Dokumentation aller Schäden
- Erfassung der unterschiedlichen Vertragstypen (Leasing, Finanzierung, Versicherung, etc.)
- Meldung von Unfallschäden an den Unfallsupport
- Status der Unfallabwicklung bei jedem einzelnen Schaden
- Übersichtliche Dashboards über alle Vorgänge
- To-do-Listen
- Fahrzeugpool-Verwaltung
- Frei definierbare Kostenarten
- Crashkid-Alert
- Zugriff für den Flottenmanager von jedem Ort
- Einfache Benutzeradministration
Natürlich lässt sich RACRFleet auch als Demoversion testen. Sollten Sie Interesse an Fuhrparkverwaltung mit RACRFleet haben, vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen Termin mit unserem Sales-Team.