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Fuhrparkverwaltung mit Racrfleet – Die Vorteile unserer Fuhrpark-Software!
Selbst in Fuhrparks mit 200 Fahrzeugen oder mehr erlebt man häufig, dass Flottenmanager ihr Fuhrparkmanagement ohne spezielle Fuhrparksoftware erledigen. Es verdient zwar höchste Anerkennung, dass der Überblick auch ohne spezielle Softwarelösung gewahrt bleibt, aber Potenziale für erhebliche Prozessoptimierungen und Kostenersparnisse bleiben so häufig völlig ungenutzt.
Haben Sie zum Beispiel schon einmal versucht, Dokumente oder Schadensakten mit Excel zu verwalten oder die Führerscheinkontrolle rechtssicher durchzuführen?
Unsere Fuhrparksoftware erleichtert die Verwaltung Ihres Fuhrparks!
Ein häufiges Argument gegen den Einsatz einer Fuhrparksoftware ist eine Kostenexplosion für Anschaffung und Unterhalt der Software selbst. Fahrtenbücher sind in der Anschaffung kostengünstiger! Auch sind diese von jedem Nutzer eines Fahrzeuges nutzbar, bedarf es nur eines Kugelschreibers. Aus unserer Sicht hören hier jedoch die Vorteile der Fahrtenbuchnutzung auf, da Fahrtenbücher und -zettel, Schriftstücke und Notizen administrativ verarbeitet werden müssen. Neben dem Aufwand, handschriftliche Notizen zu entziffern, entsteht bei der Übertragung der Daten bereits eine weitere Fehlerquelle. Auch sind die Stammdaten der Fahrzeuge bis dahin von den Daten der Fahrten getrennt.
Gegen das „Kostenargument“ können wir unseren ersten Trumpf ausspielen, denn die Basisversion unserer Fuhrparksoftware ist kostenfrei! Neben bestehendem Flottenmanagement für Stammdaten Ihrer KFZ, beinhaltet diese bereits eine aktive Schadenmanagementregulierung! Somit haben Sie alles an nur einem Ort. Egal ob Leasingverträge, KFZ-Briefe, Rechnungen für Reparaturen oder sonstige Belege an nur einem Ort!
Fuhrparkverwaltung: Unsere Software ermöglicht übersichtlichere Kostenanalysen – selbst im Schadensfall!
Mit einem Tabellen-Kalkulationsprogramm lassen sich Zahlen in vielerlei Hinsicht auswerten und komplexe Berechnungen anstellen. Problematisch wird es, wenn keine konkrete lineare Berechnung durchgeführt werden kann, sondern mehr als zwei bestimmende Faktoren in die Berechnung eingebracht werden müssen.
Beispiel Schadenmanagement:
Ein Firmenwagen wird in einen Verkehrsunfall verwickelt, es entstehen Kosten im Zusammenhang mit der Instandsetzung, der Ersatzmobilität und dergleichen mehr. Ein Tabellen-Kalkulationsprogramm kann diese Kosten erfassen und mathematisch verarbeiten. Müssen folgende Variablen berücksichtigt werden, stößt eine Kalkulationssoftware an seine Grenzen:
- War der Verkehrsunfall fremd- oder eigenverschuldet?
- Welche Fahrer waren involviert
- Häufigkeit der Unfälle
- Kosten durch Ersatz
- Dynamische Zeiträume
Es gibt dann mehr als zwei bestimmende Faktoren (konkretes Fahrzeug + Kosten durch Verkehrsunfälle), die in die Verarbeitung einbezogen werden müssen. Um eine entsprechende Auswertung durchführen zu können, müssen zunächst mühsam die Berechnungen durchgeführt werden und die ermittelten Zahlen manuell weiter bearbeitet werden. Der administrative Aufwand ist erheblich und fehleranfällig.
Dank integriertem Schadensmanagement löst unsere Fuhrparksoftware solche Auswertungen allerdings problemlos „auf Knopfdruck“ zu!
Automatisierung zahlreicher Geschäftsprozesse mit unserer Fuhrparkverwaltungssoftware
Was intelligente Fuhrparksoftware daneben bietet, ist ein vom Anbieter abhängiger Grad an Automatisierung einzelner Prozesse. Nach einer Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement verbringen Flottenmanager den größten Teil ihrer Arbeitszeit mit der Abwicklung von Schäden an der Fahrzeugflotte. Das ist nicht besonders überraschend. Denn auch mit einer sehr gut strukturieren Excel-Tabelle lassen sich nur die Zahlen bezüglich der Schadensfälle erfassen, nicht aber das Schadenmanagement an sich durchführen.
Die Fuhrparksoftware RACRFleet bietet bereits in der Basisversion aktives Schadenmanagement, so dass sich der administrative Aufwand für den Flottenmanager auf nahezu Null reduziert. Er muss nichts weiter tun, als mittels eines Mausklicks mitteilen, dass ein bestimmtes Fahrzeug aus der Flotte in einen Verkehrsunfall verwickelt wurde. Alle notwendigen Arbeiten, wie zum Beispiel Beauftragung von Sachverständigen, Werkstätten, etc., die Erfassung von Daten bezüglich des Unfalls sowie die Abwicklung mit der jeweiligen Versicherung werden anschließend durch den professionellen Unfallsupport erledigt.
Das Einzige, was für den Fuhrparkmanager noch zu tun bleibt, ist die Kontrolle der automatisiert gepflegten Schadensakten und des Abwicklungsfortganges. Der Einsatz der Fuhrparksoftware befreit den Fuhrparkleiter also von zahlreichen Tätigkeiten, die sich nicht wertschöpfend auswirken.
Lösung typischer Probleme durch den Einsatz von Fuhrparksoftware
Übersichtlich zusammengefasst, lassen sich die folgenden zentralen Problemfelder bei der Fuhrparkverwaltung mit und ohne intelligente Fuhrparksoftware gegenüberstellen:
Übersicht über Daten ohne Software:
Es liegt ja auf der Hand, dass bei der Verwaltung des Fuhrparks sehr viele Daten entstehen. Die Stammdaten der Fahrzeuge und Fahrer, Kilometerstände, Leasingverträge, Versicherungsverträge, Unfalldaten, Belege über Treibstoff- und Wartungskosten und dergleichen mehr. Ohne Fuhrparksoftware müssen diese Daten zumeist in mehreren unterschiedlichen Tabellen verwaltet werden, worunter die Übersicht stark leidet. Reportings sind nur sehr eingeschränkt möglich und Dokumente lassen sich damit überhaupt nicht digital verwalten.
Übersicht über Daten mit Software:
Mit einer intelligenten Software für die Fuhrparkverwaltung sind alle Daten übersichtlich an zentraler Stelle verfügbar, können in jeder erdenklichen Hinsicht ausgewertet werden und alle Dokumente sind auf einen Blick verfügbar.
Nutzung von Einsparpotentialen ohne Software:
Die Identifikation von Einsparpotentialen setzt präzise Daten und entsprechend gute Auswertungen voraus. Ohne Softwarelösung bereitet bereits der Überblick über die Daten Probleme und die Auswertungen sind sehr limitiert. Damit bleiben die meisten Einspar- und Optimierungspotentiale ungenutzt, weil sie schon nicht erkannt werden. Zudem ist der administrative Aufwand für den Flottenmanager deutlich größer, so dass bereits die Administrationskosten deutlich höher ausfallen.
Nutzung von Einsparpotentialen mit Software:
Mit intelligenter Software zur Fuhrparkverwaltung sind die notwendigen Daten übersichtlich an einem Ort verfügbar, miteinander verknüpft und können in jeder erdenklichen Art und Weise ausgewertet werden. Damit lassen sich überflüssige Kostentreiber im Fuhrpark schnell und präzise identifizieren. Der administrative Aufwand sinkt spürbar und durch Automatisierung von Prozessen entfallen manche zeitaufwendigen Tätigkeiten komplett.
Überblick über Tätigkeiten ohne Software
Der Flottenmanager erledigt seine Arbeit nicht nur damit, Daten über den Fuhrpark zu sammeln und zu verwalten. Es entstehen jeden Tag Handlungsbedarf zum Beispiel durch Unfallschäden, Serviceintervalle, auslaufende Leasingverträge, Führerscheinkontrolle und dergleichen mehr. Eine noch so gut gepflegte Tabelle kann den Fuhrparkmanager aber nicht an anfallende Tätigkeiten automatisch erinnern. Der Flottenmanager muss also mühsam seine Tabellen durchgehen, um daraus zu ersehen, wo konkreter Handlungsbedarf besteht.
Überblick über Tätigkeiten mit Software
Eine intelligente Softwarelösung zur Fuhrparkverwaltung nimmt dem Fuhrparkleiter den Überblick über derartige Tätigkeiten größtmöglich ab. Die Software erinnert den Flottenmanager automatisch daran, welcher Fahrer zur Kontrolle seiner Fahrerlaubnis ansteht, welches Fahrzeug zum Service muss und bei welchem Firmenauto das Ende des Leasingvertrages bevorsteht.
Fehleranfälligkeit der Fuhrparkverwaltung ohne Software
Die Pflege komplexer Daten ist bereits an sich fehlerträchtig aufgrund zum Beispiel von Tippfehlern. Mit zunehmender Komplexität allerdings nimmt die Fehleranfälligkeit in gleichem Maße zu. Hinzu kommen Fehler bei mittels Tabellen-Kalkulationssoftware durchgeführten Berechnungen etwa durch falsch definierte Funktionen. Wenn einzelne Aufgabenbereiche des Fuhrparks durch unterschiedliche Personen wahrgenommen werden, steigt die Fehleranfälligkeit zudem weiter an, weil zum Beispiel die Logik des Flottenmanagers in seinen Tabellen für dritte Personen nicht ohne weiteres zu durchblicken ist.
Fehleranfälligkeit der Fuhrparkverwaltung mit Software
Auch eine intelligente Softwarelösung kann Fehleranfälligkeit nicht auf Null reduzieren. Sie kann sie aber stark senken. Dies passiert alleine schon dadurch, dass es eine einheitliche Benutzerführung gibt, die die Zusammenarbeit von mehreren Personen weniger fehlerträchtig macht, weil das Durchblicken individueller Strukturen entfällt. Fehler durch falsch gesetzte Berechnungs-Funktionen können daneben gar nicht passieren.
Die Fuhrparksoftware RACRFleet
Wie bereits in diesem Beitrag erläutert, ist RACRFleet in der Basisversion kostenfrei verfügbar, beinhaltet aber bereits das aktive Schadenmanagement. Es gibt daher kaufmännisch betrachtet keinen Grund, warum man sie nicht einsetzen sollte. Sie macht jedem Flottenmanager die Fuhrparkverwaltung einfacher. Ein kostenpflichtiges Modul kann jederzeit aktiviert werden.
Natürlich können Sie eine Demoversion von RACRFleet erhalten, um die Software vor der Einführung zu testen. RACRFleet erfordert keine Installation im Unternehmen, sondern wird über den Internetbrowser administriert. Mit Blick auf Datensicherheit verzichtet RACRFleet auf Cloud-Technologie, sondern verwaltet die Daten auf dezidierten Servern in der Bundesrepublik Deutschland.
Wenn Sie nähere Informationen oder eine Vorführung wünschen, ist unser Sales Team jederzeit für Sie da.